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政府回应申诉专员主动调查结果
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  政府发言人今日(三月二十日)表示,政府待法律改革委员会(法改会)完成其档案法的检讨后,将研究申诉专员有关在香港引入档案法的建议。

  发言人表示:「法改会正就管理、保存及查阅政府或公共档案的现行机制进行研究,以考虑是否有需要进行改革。政府会参考法改会的研究,尤其是其他地区相关法律的比较,稍后考虑是否需要及如何就档案管理机制立法。」

  各决策局/部门(局/部门)充分明白档案是政府的宝贵资源,有助政府作出有据可依的决定,及满足运作和规管需要。当局致力确保有系统地及适时管理政府档案,以增加历史档案馆藏供公众查阅。政府档案处(档案处)在发展和监督政府档案管理制度,担当着一个非常重要的角色。

  「所有局/部门均致力妥善开立和收存档案。各局/部门已委任部门档案经理以妥善管理政府档案,并已为所有业务档案制订档案存废期限表。到目前为止,各局/部门(注一)均有将其档案移交档案处作鉴定,并有具历史价值的档案供档案处收纳为馆藏。我们有信心,档案处具历史价值的档案馆藏会随年月不断增加。」

  就申诉专员指出的积存档案情况,发言人表示:「档案处正全力在二○一五年内完成处理这些积存有待鉴定的档案。档案处亦会寻求增拨资源,以处理积存尚待定案的局/部门的档案存废期限表。长远来说,档案处需检讨整体人手和专业组合,以应付日益增加的工作量和为推行电子档案保管系统而带来的新挑战作准备。」

  正如申诉专员所建议,档案处会继续鼓励公营机构跟从档案处的档案管理规定和标准。

  发言人表示:「就此档案处已率先于二○一一年向政府拥有或资助的法定机构发出『良好档案管理做法』,并于二○一三年十月为来自二十个法定机构的一百五十名参加者举办座谈会。」

  就政府内推行电子档案保管系统的进展,发言人表示:「自二○○九年起,档案处已颁布了七份与电子档案管理相关的刊物和指引,以供局/部门遵照和参考,并将陆续发出更多的指引。档案处的电子档案保管系统预计可于二○一四年上半年完成,并可作为局/部门范例。至于进一步在政府内推行电子档案保管系统的计划安排,档案处会继续与政府资讯科技总监办公室紧密合作。」

  他续称:「在全政府推行电子档案保管系统前,档案处会提醒局/部门须恪守『列印后归档』的安排,以确保电子档案的完整性。在资源许可的情况下,档案处也会考虑展开研究,以探讨局/部门在电子档案管理方面的情况。」

  虽然未有相关法例规定,现时所有公务员均受档案管理行政制度的规管。如公务员不服从、忽略或未能遵守与他们职责有关的政府规例或通告,政府可对该员工采取纪律处分程序,而该公务员亦可能要对自己不服从、忽略或未能遵守有关规例或通告而令政府蒙受财政上的损失,负上责任。

  发言人表示,当局会研究申诉专员的报告,并继续实施切实可行的措施,以完善现行的档案管理制度。档案处也会积极参与法改会正进行的研究。

注一:在二○○六年成立的截取通讯及监察事务专员秘书处除外。



2014年3月20日(星期四)
香港时间12时45分

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