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以下是今日（三月二十七日）立法会会议上何秀兰议员的提问和政务司司长林郑月娥的答覆∶
问题∶
《审计署署长第五十七号报告书》第10章就政府档案处的档案管理工作进行审计的报告显示，廉政公署（下称「廉署」）已参考政府的做法、有关的法例规定及廉署的独特运作需要，自行制订其档案管理政策及程序，并会自行批核档案存废期限表及销毁档案的程序。然而，有市民指出，肃贪倡廉和成立廉署是香港历史中傲视华人社会的部分，因此廉署的档案有珍贵的历史价值。就此，政府可否告知本会：
（一）当局在一九七四年二月十五日廉署成立之前，开立有关成立廉署事宜的档案数目，以及廉署由成立至一九九七年六月三十日及由一九九七年七月一日至二○一三年一月三十一日两段期间，开立的档案数目分别为何；在上述3段期间，在每段期间交由政府档案处进行鉴定、移交政府档案处作保存，以及由廉署自行保存及自行销毁的档案数目分别为何；若没有任何档案交由政府档案处处理，原因为何；
（二）廉署现时的档案管理政策和程序，以及负责批核档案存废期限和销毁档案的人员的职级为何；有关人员在档案管理方面曾接受什么训练及具备什么学历；及
（三）廉署的档案管理政策有否包括保存历史这项元素；若有，以何措施及方针予以落实，以及有何程序让公众索阅已结案及已开立超过30年的档案；廉署是否一直以保密作为档案管理的政策目标，并定期销毁有关的档案，以达致此目标？
答覆∶
主席：
政府当局一直以来非常重视档案管理，并致力鉴定和保存具历史价值的政府档案。自《审计署署长第五十七号报告书》（报告书）发表以后，政府当局已采取一系列的措施，积极回应报告书内提出的各项建议。
至于廉政公署（廉署）的档案管理，该署在报告书于二○一一年年底发表以前，主要是参考政府档案管理的做法，及考虑到廉署实际运作的情况、保密的需要、相关法例的规定（如《个人资料（私隐）条例》（香港法例第486章））和档案的历史价值等因素，自行制订其档案管理政策及程序。因应报告书的建议，廉署在征询法律意见后，确认政府透过《总务通告》颁布的档案管理强制性规定适用于廉署，并已于二○一一年年底积极实施有关规定。
就何秀兰议员的问题，我的答覆如下：
（一）现时廉署持有约130个有关成立廉署的档案。廉署由成立至二○一三年一月底，共开立约240,000个档案。由于廉署在一九九八年后才逐步利用电脑条码档案管理系统记录档案，故未能准确提供问题中指明时段的资料。由成立至二○一一年年底，廉署按其自行制订的档案管理政策及程序，共销毁了约78,000个档案，当中包括约51,000个已结案的业务档案，其余的档案则主要为已过保存期限，且没有运作需要及历史价值的行政档案。廉署自二○一一年年底实施档案管理强制性规定，其中包括在销毁档案前须先征得档案处处长的同意。按此规定，廉署在二○一二年向档案处处长申请销毁52个行政档案。由于经档案处核实这些档案并未具历史价值，因此这些档案并没有被移交至档案处作永久保存。截至二○一三年一月底为止，廉署共持有约162,000个档案。
（二）正如前言所述，廉署过去一直是参考政府档案管理的做法，自行制订其档案管理政策及程序，确保档案获妥善管理。因应报告书的建议，廉署在征询法律意见后，已于二○一一年年底确认政府颁布的档案管理强制性规定适用于廉署，并积极实施有关规定。自此以后，廉署的档案管理政策和程序与其他政策局／部门无异。概括而言，廉署须遵从的规定包括：
（a）通知档案处部门档案经理的更替情况；
（b）拟备和保存准确的档案清单；
（c）列印电邮档案后归档；
（d）确保所有新的档案分类表均由部门档案经理审批；
（e）不得迟于二○一二年四月，采用档案处设计的标准分类表管理所有行政档案；
（f）每两至三年检讨档案分类表一次；
（g）不得迟于二○一二年四月，为所有现有的业务档案编订暂拟的存废期限表；
（h）根据相关的存废期限表，把具有历史价值的档案移送档案处；
（i）至少每两年处置过期档案一次，并由一名高级人员考虑及以书面签批；
（j）在销毁档案前，先征得档案处处长的同意；
（k）确保妥善监察档案存废程序；
（l）采取适当安排以确保妥善保管和贮存档案，并调查档案遗失或未经授权销毁的事件；以及
（m）不得迟于二○一二年四月制定行动计划，以识别和保护极重要档案。
由于廉署须处理大量机密而敏感的资料，现时廉署委派两名高级廉政主任职级的管理人员为部门档案经理，以及在各部门委任由廉政主任或行政主任职级人员担任助理部门档案经理。廉署亦同时规定所有廉署档案的存废建议均须由助理处长级或以上人员批核，以确保档案获妥善管理，并遵照政府颁布的档案管理强制性规定，在销毁档案前，先征得档案处处长的同意。另外，部门内各档案室／机密档案室的文书主任职系人员，亦会为档案管理提供支援。
大部分负责档案管理工作的廉署人员均有参加由档案处提供的训练课程，内容涵盖档案开立、分类、贮存、保护和存废等范畴。此外，廉署亦会为其文职人员安排相关的内部培训，以加强经验分享及交流。
（三）过去，廉署会参考政府档案管理的做法，及考虑到实际运作的情况、保密的需要、相关法例的规定和档案的历史价值等因素，制订本身的档案管理政策和程序。政府颁布的档案管理强制性规定已于二○一一年年底适用于廉署，当中包括因应行政、运作、财务和法律要求及档案的历史价值而编订暂拟存废期限表，送交档案处考虑，并根据档案处的批核结果，决定如何处理廉署的档案。
目前公众可以根据《公开资料守则》向廉署作出申请，查阅廉署的档案。而廉署亦会按档案处的规定和指引，经档案处鉴定档案后，把具历史价值的档案移交予档案处作永久保存。这些档案将会按《1996年政府资料档案（取阅）则例》，开放予公众查阅。
多谢主席。
完
２０１３年３月２７日（星期三）
香港时间１２时３１分
