以下是今日（一月二十三日）在立法会会议上何秀兰议员的提问及政务司司长林郑月娥的书面答覆：

问题：

　　据报，行政长官在竞选期间曾表示支持制定档案法及资讯自由法，而相关的具体细节则需要研究。就此，政府可否告知本会：

（一）当局是否已经展开制定档案法及资讯自由法的研究工作；若否，原因为何及准备何时展开；若是，研究的具体范围和进度、立法时间表，以及相关的计划为何；

（二）在二○一二年三月二十五日至六月三十日及二○一二年七月一日至十二月三十一日两段期间，各决策局及政府部门在每段期间（i）要求政府档案处进行鉴定、（ii）移交政府档案处作进一步鉴定、（iii）移交政府档案处作保存及（iv）在政府档案处处长同意下销毁的政府档案数目分别为何；

（三）当局除发出总务通告第2/2009号《档案管理强制性规定》，推出一些有关档案管理的强制性规定外，有何具体措施确保决策局及政府部门在政府换届期间，把所有政府档案保存并移交下届政府或由政府档案处管理，以及不会在未经政府档案处处长同意下销毁任何政府档案；

（四）当局会否考虑将已经结案而涉及重要政府政策的档案尽早移交予政府档案处保存并公开让公众查阅；若否，原因为何；及

（五）鉴于《审计署署长第五十九号报告书》提到，有关过去以免地价或象征式地价直接批地供私家医院发展的两项主要规定，当局未能在旧档案中找到一些解释决定批地时为何没有在批地文件中严格和贯彻加入该等规定的纪录，当局会否考虑检讨现有开立档案和纪录的做法，确保政府的重要政策决定及相关理据均会记录在案；若会，检讨的具体范围、进度及相关的计划为何；若否，原因为何?

答覆：

主席：

　　政府充分认同档案是宝贵的资源，有助政府作出有据可依的决定，满足运作和规管需要，是开放、接受问责的政府所必须存备的。政府亦致力鉴定和保存具历史价值的政府档案，从而加深公众对历史文献的认识。

　　就何秀兰议员的问题，我的答覆如下：

（一）香港现时采用行政措施规管政府内部的档案管理。政府档案处负责监督政府的整体档案管理工作，以确保政府档案得以妥善管理，同时让那些具有历史价值的档案能被挑选作保存及供公众查阅之用。虽然目前并没有档案法，但重要的档案管理基本原则已经透过行政安排，在香港得以落实。这些原则包括颁布档案保管标准、订立政府机构对保管、维护和保护政府档案的义务和责任、销毁档案须经档案管理机关事先批准、订明安全保管和保护历史资料的责任，以及让公众人士查阅历史档案等。政府会继续不时检讨现行的行政制度，并适时予以改善。

　　现时，市民如欲索取政府所持有的资料，可透过《公开资料守则》（《守则》）向有关决策局或部门提出申请。《守则》自一九九五年推行以来，在有关决策局或部门持有所要求的资料的情况下，约98%的申请个案获提供全部或部分资料。现行的安排亦提供了覆检及向申诉专员投诉的机制。在二○○九年，申诉专员亦审视了《守则》的应用，其后作出的11项改善建议，除尚有一间公营机构将于短期内公布其公开资料政策外，有关建议已全部落实。当局认为《守则》已提供一个有效制度让市民索取政府资料，而且运作良好。

　　政府会继续致力寻求改善空间，以期方便公众索取资料和加强政府档案的有效管理。申诉专员于二○一三年一月四日公布，会就香港的公开资料制度及政府档案管理制度展开主动调查，以评定市民索取资料的权利是否获得充分保障，以及现行措施是否符合现代政府开明高效的公共行政标准。申诉专员亦会在这次主动调查中，把香港政府的档案管理制度与其他国家和地区作比较，藉以探讨本港的制度是否有不足之处，以及该些不足之处如何影响市民索取资料的权利。此外，律政司司长表示，法律改革委员会将成立两个小组委员会，以研究公开资料及档案法这两个课题。小组会详细检讨香港现时的情况，并对海外司法管辖区的相关法律进行全面的比较研究，以便在有需要时就可能采取的改革方案提出适当建议，并会参考申诉专员的调查结果才提出最终建议。政府会配合以上的调查及研究，并会审慎参考这些调查和研究报告，以考虑如何可以进一步改善现行的安排。

（二）在二○一二年三月二十五日至六月三十日及二○一二年七月一日至十二月三十一日两段期间，各决策局和部门（局／部门）（i）要求政府档案处（档案处）进行鉴定、（ii）移交档案处作进一步鉴定、（iii）移交档案处作保存及（iv）在档案处处长同意下销毁的政府档案数目／数量为：

时期　　　　　要求档案　移交档案　移交档案　得到档案
　　　　　　　处进行鉴　处作进一　处作保存　处处长同
　　　　　　　定的档案　步鉴定的　的档案数　意销毁的
　　　　　　　数目#　　 档案数目　目　　　　档案数量*
　　　　　　　（i）　　　（ii）　　（iii）　（iv）

二○一二年　　60 445个　　493个　　5 054个　9 738.63
三月二十五日　　　　　　　　　　　　　　　　直线米
至六月三十日

二○一二年　 3 926 620个　3 133个 16 450个 23 189.31
七月一日至　　　　　　　　　　　　　　　　　直线米
十二月三十一日

#　这些档案数目当中包括已完成档案鉴定及有待档案鉴定的数目。
*　就销毁的档案而言，档案处只收集总数量的直线米资料。

　　上表所列有关档案数目／数量每年不同，主要视乎各局和部门处置的档案性质及数目而定，而四组数字涉及的档案并不尽同，故不能作直接比较。例如，在二○一二年三月二十五日至六月三十日期间的493个移交档案处作进一步鉴定的档案和5 054个移交档案处作保存的档案，就包括在二○一二年三月二十五日前经档案处鉴定的档案。就要求档案处进行鉴定的档案数目而言，二○一二年七月一日至十二月三十一日的数目包括来自两个部门几个涉及庞大档案数目的鉴定要求，涉及的档案主要是一些记录复本。

（三）妥善管理政府档案的责任是由开立和收存该档案的局／部门和负责监督整个政府的历史档案和政府档案管理工作的档案处分担的。该处公布了档案管理程序及指引，以确保政府档案获得适当管理。无论是否政府换届或一般情况，各局／部门均须按行政署发出的总务通告第2/2009号《档案管理的强制性规定》(《规定》)及其他公布了的档案管理程序及指引，处理其档案。按《规定》，任何非常用或封存的档案，必须先取得政府档案处处长同意，认为无保存价值，才可销毁。被档案处鉴定具历史价值的档案，如再无运作需要保留，会移交政府档案处永久保存。《规定》适用于所有政府雇员。员工如不服从、忽略或未有遵守这些规定，政府可对该员工采取纪律处分。

（四）各局／部门开立和收存档案以满足本身运作、政策、法律及财务的需要。为确保档案保存一段适当时间后，各局／部门能有系统地计划及有条不紊地安排存废，各局／部门须采用档案处编制的档案存废期限表，处置行政档案。至于业务档案，各局／部门须征询档案处的意见，订立相关的存废期限表，列明档案的保存期限和存废安排，包括把具历史价值的档案移交档案处永久保存。档案处会在编订存废期限表时或档案保存期结束时，进行档案鉴定工作，识别具历史价值的档案。为强化这方面的安排，档案管理强制性规定要求各局／部门须根据相关的存废期限表，把具有历史价值的档案移交档案处，并根据现行的取阅规例让公众查阅。至于各局和部门现时所持有的档案，公众可透过《守则》查阅。

（五）就有关批地供私家医院发展的审计报告，食物及卫生局已应立法会政府帐目委员会的要求，提交有关重要决定的文件记录。此外，该局亦已按政府档案处颁布的指引开立档案和记录，确保政府的重要政策决定及相关理据均会妥善记录在案。

　　政府过去已发出多份有关档案管理的刊物及通告，协助各局／部门妥善管理本身的档案。为加强向各局／部门提供的支援和指引，行政署已于二○一二年七月就开立和收存档案发出进一步的指引，协助各局和部门通过订立业务规则或进行开立和收存档案的自我评核，开立和收存完整、可靠和足够的档案，以作业务凭证。

完

２０１３年１月２３日（星期三）
香港时间１３时１０分