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以下是政务司司长林瑞麟今日（十一月十六日）在立法会会议上就「订立档案法」议案的开场发言：
主席∶
今天吴霭仪议员提出「订立档案法」的动议辩论，及谢伟俊议员及何秀兰议员对动议提出的修订，正好说明大家都对政府档案管理非常重视。
在政府方面，情况正如各位议员一样，我们亦非常重视档案管理。这是由於我们充分认识到档案是政府非常宝贵的资源，有助政府作出有据可依的决定，满足运作和规管需要，是开放和接受问责的政府所必须存备的。此外，我们亦致力鉴定和保存具历史价值的政府档案，从而加深公众对历史文献的认识，这是我们认同的。而被鉴定为具历史价值的政府档案，会移交给政府档案处（档案处）作永久保存。
档案管理的行政安排
现时香港已有一套机制，以管理及保存具有历史价值的公共档案。妥善处理政府档案的责任是由开立和收存该档案的局和部门及档案处共同负责的。
各局和部门已委任部门档案经理负责建立和实施全面的档案管理计划；而档案处则负责监督整个政府的历史档案及政府档案管理工作。档案处公布了档案管理程序及指引，以确保政府档案获得适当管理。档案处又向各局／部门提供培训及意见，协助改进他们的档案管理工作。总括而言，现行的档案管理行政安排包括以下各方面－
（１）档案处制定和颁布档案管理的程序和指引，并向各局／部门提供档案管理培训及谘询服务；
（２）各局／部门在其局/部门内推行妥善及全面的档案管理计划，包括委任部门档案经理，以确保政府档案获得妥善管理和保存；
（３）各局／部门因应它们的业务职能及资讯要求，开立和收纳足够但不过量的档案；
（４）根据档案分类表有系统地组织档案；
（５）为所有档案编订档案存废期限表；
（６）在编订档案存废期限表时或於有关档案保存期届满后，拣选具有历史价值的档案；
（７）按获审批的档案存废期限表处理档案，即销毁或把历史档案移交政府档案处的历史档案馆永久保存；
（８）作为额外的保护措施，各局／部门须事先征得档案处处长同意，才能销毁政府档案；以及
（９）根据《一九九六年政府资料档案（取阅）则例》让公众查阅由政府档案处保存的历史档案。
政府现时采用的档案管理政策及制度，事实上是参照国际档案管理的良好做法及国际标准制定，包括由国际标准化组织颁布的ISO 15489「资讯与文件－档案管理」。
档案的存废程序、鉴别与移交历史档案
现有的行政措施除重各局／部门内的档案管理外，亦能确保其所开立的档案在保存一段适当时间后，能有系统及有条理地安排存废。为此，各局／部门须采用档案处编制的档案存废期限表，处理行政档案。
至於业务档案，各局／部门须征询档案处的意见，订立相关的存废期表，列明档案的保存期限和存废安排，包括把具历史价值的档案移交档案处永久保存。按一贯规定，档案处会在编订存废期限表时或档案保存期结束之后，进行档案鉴定工作，并识别具历史价值的档案。
为强化这方面的安排，我们已制定档案管理强制性规定，要求各局／部门须根据相关的存废期限表，把具有历史价值的档案移交档案处，并须至少每两年处置过期档案一次。
为加强保障，各局／部门在销毁任何政府档案前，须征得档案处处长同意。这项要求连同刚才谈及的各项安排将确保档案获得鉴定，以及具历史价值的档案被识别出来，移交档案处。
鉴定为具历史价值的政府档案，会保存於香港历史档案大楼之内。香港历史档案大楼是为保护及永久保存具历史价值的档案而建造，大楼设有具保安及环境控制设备的特建历史贮存库。
查阅档案处所保存的历史档案
政府已提供有效渠道，让市民取阅有价值的公共档案。公众可按《一九九六年政府资料档案（取阅）则例》查阅历史档案。一般而言，被鉴定为历史档案的公开资料，以及经封存30年的机密资料，可以让公众查阅。任何人士如不满意被拒查阅「封存 」的历史档案，可通过行政署长及档案原属的局或部门等渠道，要求覆核有关决定。
查阅政府各局／部门所保存的档案
公众亦可按《公开资料守则》（《守则》）查阅政府各局/部门所保存的档案。政府的既定政策是尽量提供资料，让市民对政府如何制定和实施政策有更深入的了解，以及更有效地监察政府的表现。根据《守则》的要求，除非有充分理由拒绝披露资料，否则各局／部门需按惯例公布或应要求供市民查阅所持有的资料。有关各局／部门不遵守公开资料守则而提出的申诉，由申诉专员处理。
推广使用历史文献
档案处已通过不同渠道，以加强市民对香港历史资料记录的认识和更多地使用这些资料。举例来说，除了网页外，档案处曾与港铁公司合作在多个地区举办摄影展，展示各区的历史。档案处亦与教育局合作，在大楼以外的地点举行研讨会，向中学生和老师推广使用历史档案。而中四至中六的历史科课程已特别提及使用档案馆保存的政府档案。
检讨档案管理的安排
为了进一步完善档案管理，政府不时检讨现行的档案管理行政安排。政府於二○○九年四月发出总务通告，推出一系列的强制性档案管理规定，要求各局／部门遵守。这些规定涵盖范围非常广泛，包括妥善管理电子邮件档案、档案分类、档案存废（包括须事先征得政府档案处处长批准销毁档案和将具历史价值的档案移交档案处）、适当保管和贮存档案、以及保护极重要档案。
除了推行一些重要的规定外，该总务通告清楚说明各局／部门应如何遵行这些规定，这包括：
（１）各局／部门须在设定的期限内遵行某些规定。例如，不得迟於二○一二年四月，为所有现有的业务档案编订暂拟的存废期限表，并送交档案处处理；
（２）为各局／部门设定进行某些档案管理功能的时间框架，例如，最少每两年处理过期档案一次；
（３）具体说明各局／部门须委任某一职级的人员处理一些重要档案管理工作；
（４）具体说明各局／部门应如何拟备和保存准确的档案清单、监察档案存废程序、减低案卷在大批转移时的遗失风险及调查档案遗失或未经授权销毁的事件；以及
（５）要求局／部门定期检讨档案管理措施，并把有关检讨结果通知档案处。
该总务通告亦要求各局／部门首长订立适当的优先次序和分配合适的资源，在其局／部门内推行妥善的档案管理计划，以确保具有历史价值的档案和资料得到妥善保存。
政府推出强制性档案管理规定充分表明政府改善档案管理的决心，而公务员亦受强制性档案管理规定所约束。《总务规例》第11条规定，如公务员不服从、忽略或未能遵守与他们职责有关的政府规例或通告，政府可对该人员采取纪律处分程序。因此，如有公务员不遵守政府规例或通告中关於档案管理的规定，可能会遭受纪律处分。
遗失或不慎销毁政府档案
按照上述总务通告的规定，各局／部门必须委派一名不低於高级行政主任或同等职级的人员负责考虑档案的存废安排，并在销毁任何政府档案前取得档案处处长同意。为尽量减低未经授权而销毁档案情况的出现，各局／部门必须委派一名（不低於二级行政主任或同等职级）负责人员监察存废程序，并保存完整记录以备问责。
此外，为尽量避免遗失档案，各局和部门必须订立档案清单，并在转移大批案卷时采取措施以防遗失。
最后，任何遗失档案的事故必须及时向有关的部门档案经理报告。部门档案经理须仔细查问，找出当事人以决定合适的纪律行动，以及订定措施避免再次发生同类事件。这安排可防止有价值的档案流失。
成立常设委员会检视现行管理档案的情况
何秀兰议员建议政府成立常设委员会，以检视管理档案的情况。事实上，政府已不时检讨现行的档案管理制度，并适时予以改善。刚才我曾提及於二○○九年四月推出的一套强制性档案管理规定，就是一个加强管理档案的例子。至於审计署署长在今日呈交立法会的第57号报告中，亦提及对改善现行档案管理制度的建议。我们已采取措施，在可行的情况下，会落实有关的建议。
此外，我们亦欢迎公众人士对改善政府档案及具历史价值的档案的管理工作，提出建议及意见。除了透过传媒和市民直接寄来的书信或电邮得到这方面的建议及意见外，档案处亦会主动收集公众人士的意见。例如，档案处设有意见收集箱，亦一直有进行历史档案馆服务使用者意见调查。
另一方面，档案处在搜集外地有关香港的历史档案时，亦会征询学者和使用者的意见。由於现时已有有效机制检视现行管理档案的情况，因此我们认为并无迫切需要成立常设委员会，处理有关的工作。
将档案处管理档案职位设为专业职系，有关人员须具管理档案的专业资格
目前，档案处的主任级员工来自三个职系，即档案主任、行政主任和馆长职系。现时的分工是档案主任主要负责历史档案的鉴定和管理、行政主任负责档案管理，以及馆长职系负责保存和修复历史档案。
为加强职员的专业知识和专门技术，政府档案处不时安排有关员工接受档案管理培训、参加国际会议和座谈会，与海外档案管理组织交流经验等。有需要时我们亦会聘请顾问就档案工作，特别是电子档案管理方面提供专业意见。政府会不时检讨包括档案主任等职系的编制，确保工作的质素和向市民提供便利的查阅服务可以继续行之有效。
强制性规定扩阔至所有受公帑资助的法定组织
就受政府资助的法定机构而言，我们认为规管这些机构的档案管理是另外一个问题。除了有关机构的规模和业务性质各有不同，当中亦牵涉不同类别的机构（包括政府持有的法定机构及接受政府经常性拨款的非政府组织，及慈善／宗教团体等）。
简单而言，这些机构现时负责管理自己的档案，而法定机构更须按照相关法例的规限运作。由於这些机构规模大小不一，就是否有需要规管这些机构的档案管理，政府必须考虑他们的准备情况和接受能力。无论如何，政府会研究如何协助这些法定机构加强他们的档案管理工作。政府已於二○一一年十月底发出《良好档案管理做法》的一般性指引予相关机构参考。
现时法定机构或其他公营机构如欲移交有历史价值的档案给政府档案处，档案处亦乐意接收。根据上述考虑和按目前的情况，我们认为没有迫切需要去规管政府资助的法定机构的档案管理。
总结
立法并不是完善档案管理的唯一方法。正如我刚才所提及，政府已有行政安排，以鉴定、移交、保存，以及供公众查阅历史档案。档案处就档案管理公布了相关的程序和指引，亦为各局和部门提供档案管理培训和意见，协助他们改善档案管理。政府又制定《一九九六年政府资料档案（取阅）则例》和《公开资料守则》，让公众可查阅政府档案。此外，各局／部门已委任部门档案经理，确保政府档案获妥善管理和保存。
由此可见，政府有决心完善现时的档案管理系统，以妥善管理及保存具有价值的公共档案；以及确保政府资讯的问责性、透明度和公众查阅的权利。
主席，我谨此陈辞。在听取各位议员的意见后，我再作进一步回应。
完
２０１１年１１月１６日（星期三）
香港时间２０时１７分
