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以下是今日（七月十三日）立法会会议上刘健仪议员的提问和政务司司长唐英年的书面答覆∶
问题：
为改善政府档案管理的行政安排，政府于二○○九年四月推出一套档案管理的强制性规定（规定），各政策局及政府部门（局及部门）均须遵守。然而，公众批评此举不足以确保政府档案能获妥善管理及处置。市民仍要求在香港实施档案法或政府档案法。就此，政府可否告知本会：
（一）政府档案处（档案处）有否进行档案审核，以确保规定获得遵守；若然，在过去两年进行此类审核的详情为何；若否，原因为何；
（二）档案处可否规定各局及部门须让其所有档案接受鉴定及把该等档案移交档案处；若否，现时有何机制确保各局及部门不会拒绝把档案交给档案处；各局及部门须否备存档案存废期限表并予以依循；
（三）现时政府档案管理制度是否规定以下公共办事处须向档案处提交政策档案：行政长官办公室、政务司司长办公室、财政司司长办公室、中央政策组、投资推广署、香港金融管理局及廉政公署；若否，原因为何；
（四）鉴于中区政府合署内的办公室将于本年九月迁至添马舰，当局将采取甚麽措施，以确保政府档案在搬迁过程中不会被错置或不当地处置；会否编订所有档案系列的清单，以确定哪些档案会被迁移及哪些档案会以其他方法处理等；
（五）各局及部门保存的档案中，电子档案和纸张档案的百分比为何；有何机制确保这些电子档案不会被操控或不当地删除；及
（六）鉴于没有档案法或政府档案法支持现有的政府档案管理制度，政府可否承诺，任何政府档案均不会在档案处或其他合资格的档案主任妥为鉴定之前被销毁？
答覆：
主席：
（一）二○○九年四月公布的档案管理强制性规定载有一项规定，要求各局／部门须定期检讨其档案管理措施，以评估遵守这些强制性规定的情况，找出需要改进之处，进行改善。为协助各局／部门进行这项工作，政府档案处（档案处）制备了检讨表格，并在二○一○年下半年展开首次检讨。是次检讨尚未完成。
（二）及（三）为确保档案保存一段适当时间后，各局／部门能有系统地计划及有条不紊地安排存废，各局／部门须采用档案处编制的档案存废期限表，处置行政档案。至于业务档案，各局／部门须征询档案处的意见，订立相关的存废期限表，列明档案的保存期限和存废安排，包括把具历史价值的档案移交档案处永久保存。按一贯规定，档案处会在编订存废期限表时或档案保存期结束时，进行档案鉴定工作，并识别具历史价值的档案。为强化这方面的安排，档案管理强制性规定要求各局／ 部门须根据相关的存废期限表，把具有历史价值的档案移交档案处，并须至少每两年处置过期档案一次。为加强保障，各局／部门在销毁任何政府档案前，须征得档案处处长同意。这项要求连同前述的各项安排将确保档案获得鉴定，以及具历史价值的档案被识别出来，移交档案处。
正如其他局／部门一样，现时的政府档案管理系统，特别是档案存废，以及识别具历史价值的档案及把这些档案移交档案处的安排，亦适用于行政长官办公室、政务司司长办公室、财政司司长办公室、中央政策组、投资推广署及香港金融管理局。至于廉政公署，该署已根据政府的档案管理政策制订本身的档案管理指引（指引涵盖保存档案及销毁档案的审批权限等范畴）。该项指引符合各有关法例的规定（包括《廉政公署条例》（香港法例第204章）、《截取通讯及监察条例》（香港法例第589章）及《个人资料（私隐）条例》（香港法例第486章））。
（四）与其他搬迁一样，迁往添马舰新政府总部大楼的各局／办事处须订定适当的安排，确保档案得到安全保管，并防止档案在转移往新政府总部大楼的过程中遗失。为协助有关局／办事处进行这项工作，档案处已于二○一○年四月向他们简介档案管理强制性规定等事宜。档案处又在二○一一年向各有关局／办事处发出转移大批政府档案的指引，就转移档案时应采取的步骤提供详尽的意见。具体来说，指引提醒各局／办事处在转移档案前应更新档案清单、确保档案在转移前后和转移的过程中得到妥善处理和安全保管，及在销毁任何档案前，必须征得档案处处长同意。档案处将按需要继续向各有关局／办事处提供意见。
（五）我们并没有统计在各局／部门所保存的政府档案中，电子及纸本档案所占百分比的资料。
在二○一一年五月，政府资讯科技总监办公室已向各局和部门公布政府电子资料管理策略和有关架构，让各局和部门订定其电子资料管理策略时，必须包括采用电子档案保管系统。为此，当局现正着手向各局和部门提供适当的支援，帮助他们订定其电子资料管理策略。
在政府尚未全面推行电子档案保管系统前，各局／部门须把电子邮件档案列印为纸本档案，以便管理和贮存，并须制订适当的安排，确保妥善保管和贮存电子邮件档案列印本，就如保管和贮存纸本档案一样。一如上文所述，各局／部门在销毁档案前，不论档案的格式为何，必须征得档案处处长同意。
（六）一直以来，政府不时检讨和改善档案管理的安排。我们在二○○九年四月发出总务通告，推出一套档案管理强制性规定，要求各局／部门遵从。这些规定涵盖主要的档案管理工作，包括妥善管理电子邮件档案、档案分类、档案存废（包括编订存废期限表，以及把具历史价值的档案移交档案处）、适当保管和贮存档案，以及保护极重要档案。有了这些规定，加上要求各局／部门在销毁任何档案前，须征得档案处处长同意的规定，现行政府档案管理系统应可确保政府档案在未经档案处适当鉴定前，不会被销毁。档案管理强制性规定适用于所有政府员工。员工如不服从、忽略或未能遵守这些规定，政府可对该员采取纪律处分程序。
完
２０１１年７月１３日（星期三）
香港时间１５时１８分
