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以下为今日（十一月二十五日）在立法会会议上刘慧卿议员的提问和政务司司长唐英年的书面答覆：
问题：
自一九九○年代后期，政府档案处一直透过举办国际专家演讲、聘请海外顾问研究不同方面的电子档案管理工作，以及进行试验研究以测试电子档案管理及保存系统的原型等方式，处理有关政府各政策局和部门的电子档案的事宜。由于政府在处理公共事务及提供公共服务方面日益倚赖电脑科技，以及鉴于电子档案容易受操纵及受科技过时所影响，行政机关可否告知本会：
（一）经过逾十载的工作，政府档案处制订了那些特定政策、标准及措施，以确保政府的电子档案获有效率地收集及管理，并把已鉴定为具有历史价值的档案送交历史档案馆，而其他则妥善弃置；
（二）现有政府电子档案的数量、该数字占政府档案总数的百分比、这百分比与纸张档案的百分比如何比较、最常用的电子档案格式为何及政府各政策局和部门使用的电子系统的种类，以及当局如何管理具有存续价值的电子档案，以符合保存档案的规定；
（三）过去三年被销毁的政府电子档案的数量及种类；
（四）过去三年政府各政策局和部门送交历史档案馆的电子历史档案的数量、内容、格式及取阅状态，以及在未来三年可能获提名成为历史档案并送交历史档案馆的电子档案的数量；
（五）历史档案馆采取了那些措施确保送交其作档案形式保管的电子档案为真确、可以保存及长期供市民取阅；
（六）现时在历史档案馆工作的专业档案人员总数，以及负责鉴定电子档案的专业档案人员数目，他们在电子档案方面的相关经验及专业训练为何；
（七）是否知悉，就资源及容量、进度及成果、成效及完善程度而言，政府档案处的电子档案制度与较香港稍早或与香港差不多同时开始推行电子档案措施的国家（包括澳洲、加拿大、内地、新加坡及英国）的类似制度如何比较；及
（八）政府的电子档案制度是否有仍未解决的事宜；若是，该等事宜为何，以及政府档案处已制订什么计划予以处理？
答覆：
主席：
电子档案管理──所制订的政策、标准与措施、未来的工作计划、与其他地区相比，香港推行电子档案管理的进度 （问题第（一）、第（七）及第（八）部分)
自二○○一年起，政府档案处、政府资讯科技总监办公室和效率促进组一直携手为妥善管理电子档案制订政策、策略与标准，目的是发展新的档案管理措施和工具，以协助各局和部门以整合、高效、划一的方式管理电子与非电子档案。在二○○一年，当局进行顾问研究，以了解电子档案管理的要求和相关工作的缓急先后。在参考顾问的意见后，当局于二○○一年发表管理电子邮件档案的指引，协助各局和部门识别、开立、归档和管理电子邮件档案。
在二○○一年顾问研究的基础上，政府档案处按电子档案管理的国际标准和香港政府的实际情况制订了一套电子档案保管系统的功能要求，为政府发展电子档案保管系统打下良好根基。此外，政府档案处亦为电子档案保管系统制订了一套电子档案管理方法和指引。系统开发完成后，在二○○七年九月至二○○八年九月期间，当局在政府资讯科技总监办公室和运输署的选定办公室推行了该系统的试验计划。有关该计划的检讨显示，当局须进一步推展处理电子档案管理和保管系统的各项工作，包括为元数据及将档案由一个电子档案保管系统转移至另一个系统、制订档案管理标准，以及保存具历史价值的电子档案。为此，当局将委聘顾问跟进。
为推行电子档案管理，政府档案处广泛借鉴其他地区在推行电子档案管理方面的经验，包括澳洲、欧盟、英国和美国有关当局在制订电子档案保管系统的功能要求、档案管理方法和指引方面的经验。此外，政府档案处也参考国际专业组织，即国际档案理事会倡议的最佳做法。然而，政府档案处并没有就本身的电子档案管理计划与其他地方的计划作比较。这是由于各地发展电子档案管理的目标、范围、推行方法和步伐会因其独特的环境而异，不能一概而论。
电子档案的数量、格式、所采用的电子系统的种类，如何管理具历史价值的电子档案，以及移交和销毁电子档案（问题第（二）至第（五）部分）
电子档案的格式主要为电子邮件、办公室文件（如文字处理文件和试算表）、扫描／传真文件（如便携式文件格式（PDF）文件）、数据库、静态网页或动态网页。最常见用以产生电子档案的电子系统包括电子邮件系统，以及各局和部门所采用的特定应用系统及网络应用系统。此外，办公室应用软件也常用作产生电子档案。
由于政府尚未全面推行电子档案保管系统，因此目前各局和部门须把电子邮件档案打印为纸本档案，以便管理和储存。具历史价值的电子邮件档案列印本会连同其他纸本档案一并移交政府档案处。在保障电子档案列印本的真确性和存取性方面，政府档案处所采取的措施，与纸本档案并无二致。至于那些具有历史价值但又不能以列印本保存的电子档案（如声音档案），政府档案处辖下的历史档案馆会把它们储存于一个合适而稳妥的环境，以期长久保存。
政府档案处并没有政府电子档案数量或电子档案数量占政府档案总数百分比的现成资料。鉴于目前管理和储存电子档案的安排，各局和部门在过去三年并没有向历史档案馆移交任何具历史价值的电子档案。我们预计，在未来三年只会有为数极少具历史价值的电子档案，移交历史档案馆。
至于销毁电子档案方面，如上文所述，有相当数量的电子档案打印本与其他纸本档案一起储存。政府档案处并没有为已打印的电子档案统计获批销毁的数量。另一方面，就仍储存在各局和部门数据库中的电子档案而言，政府档案处过去三年共批准两个销毁档案个案，涉及１８,５７５份有关职位申请人资料的档案。
一如上文所述，为配合电子档案保管系统的进一步发展，政府计划进行全面的研究，以便制订适当的策略与技术方案，确保具历史价值的电子档案得以长期保存，供市民取阅。
负责鉴定电子档案的人员（问题第（六）部分）
在历史档案馆工作的档案主任职系人员共有四人，当中两人负责不同种类档案的鉴定工作。尽管电子档案在已鉴定档案中所占比例极小，加上发展电子档案保管系统以供各局和部门使用仍处于初步阶段，政府档案处注意到须加强培训，增进人员在鉴定电子档案方面的知识，以配合在各局和部门发展及采用电子档案保管系统的工作。过去几年，政府档案处已安排两名负责档案鉴定工作的档案主任职系人员多次参加有关电子档案不同方面的培训课程、研讨会和会议，内容包括档案分类与保存、元数据管理和电子档案管理。此外，档案处亦在二○○九年十月派员前往具鉴定电子档案专业知识的海外历史档案机关考察。政府档案处会继续为有关人员安排适当的专业培训课程，加深他们对电子档案的认识。
完
２００９年１１月２５日（星期三）
香港时间１２时５３分
