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以下为今日（十二月三日）在立法会会议上何秀兰议员的提问和政务司司长唐英年的书面答覆：
问题：
香港历史档案馆（档案馆）的职能包括对政府档案和有关资料进行仔细研究，以及把具历史价值者送交辖下的特别储存库妥为保存。然而，有报道指某些政府部门不但拒绝按档案馆的要求移交具保留价值的档案和资料，甚至把有关的档案销毁。就此，政府可否告知本会∶
（一）过去五年，那些政府部门及政策局曾拒绝移交档案和资料的要求；涉及那些档案和资料；拒绝的原因为何；当中分别有那些档案和资料已被销毁及未被销毁；销毁资料的原因为何；那些职级的政府人员有权决定销毁该等档案和资料，当中是否包括政治任命官员；以及有关的政府部门和政策局会否在有关的档案封存后，将该等未被销毁的档案和资料移交档案馆；
（二）是否容许其他部门和政策局妨碍档案馆为香港市民搜罗及鉴定具保留价值的档案和资料；若然，原因为何；若否，如何协助档案馆从该等部门和政策局取得有关的档案和资料；
（三）现时有否计划立法保护具历史价值的政府档案和资料，以供公众索阅；若否，原因为何；及
（四）现时有否指引指示各政府部门和政策局如何与档案馆合作，以确保具历史价值的档案和资料得以妥善保存；若有，详情为何；若否，会否制订有关指引？
答覆：
主席：
（一）政府充分认识到档案的价值及其文物意义。为此，政府订有行政安排，以便鉴定、移交、保存、以及让公众查阅历史档案。政府档案处（档案处）负责监督政府的整体档案管理工作，以确保政府档案能妥善管理，同时让那些具有永久价值的档案能被挑选作保存及供公众查阅之用。香港历史档案大楼设有具保安及环境控制设备的特建历史档案贮存库，用以保护及永久保存具历史价值的档案。该大楼是根据国际标准兴建及装备，以保存具有永久价值档案。
各政策局和部门如欲销毁档案，须事先取得职级属首长级薪级表第一点的政府档案处处长同意。在此过程中，如果档案被鉴定为有历史价值，这些档案会被移交及保存在香港历史档案大楼。公务员如恶意毁坏或窜改政府档案，会遭受纪律处分。
自二○○四年一月起的过去五年，档案处鉴定的案卷数量约240万个，涉及个案数目约2,050个。根据档案处的记录，在此期间没有发生过政策局和部门不把已经鉴定为具历史价值的档案和资料移交给档案处的个案。然而，共有四个个案，政策局和部门在档案未经档案处鉴定档案的历史价值之前不小心将档案销毁，另有四个个案涉及报称遗失档案。有关的政策局和部门已经调查所有个案，并找不到证据显示政府档案遭恶意毁坏。他们已提醒员工应遵守档案管理程序及推出措施以防止将来发生同类事情。有关的政策局和部门日后如找到较早前报称遗失的档案，会把它们移交给档案处作历史价值鉴定。因应这些个案，档案处已再次提醒各政策局和部门档案管理程序和指引，以及正确管理政府档案的重要性，并强调应采取有效措施，以防止遗失或不小心销毁政府档案。
（二）及（四）为香港市民鉴定和保存具历史价值的档案和资料是政府的一贯政策。各政策局和部门须与档案处合作，以确保具历史价值的档案和资料得到妥善保存。如上文解释，各政策局和部门在销毁任何档案前，须事先得到档案处处长同意，以便在过程中鉴定具历史价值的档案，并移交档案处储存。我们亦已向各政策局和部门发出妥善管理和保存档案的指引。这些指引包括订立档案存废期限表，以便把具历史价值的档案有系统地移交档案处；采取适当程序保护档案；以及妥善储存档案。当局亦建议各政策局和部门依循特定程序，把具历史价值的档案移交档案处。该等程序包括与档案处商订移交时间；指派一名人员统筹移交工作；编订包含订明资料的档案清单；把档案装入档案处规定的储存箱；以及安排运送。
（三）政府订有行政安排，以便鉴定、移交、保存、以及让公众查阅历史档案和资料。档案处已公布有关的档案管理程序和指引。该处并向各政策局及部门提供培训及意见，以协助他们改进档案管理工作；以及让公众可以藉《一九九六年政府资料档案（取阅）则例》，查阅档案处保存的历史档案。另外，各政策局和部门已委任部门档案经理，负责确保政府档案管理妥善，处理得当。虽然政府没有就保护具历史价值的政府档案和资料立法，但目前制度切合现时的需要，我们亦会不断加以改进。我们认为就此事立法并不是政府要优先处理的工作。
完
２００８年１２月３日（星期三）
香港时间１２时１５分
