＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
以下是政务司司长许仕仁今日（四月十八日）在立法会会议上就李永达议员的提问所作的书面答覆：
问题：
政府可否告知本会：
（一） 过去3年，市民要求查阅政府档案或历史档案的次数及该等要求被拒绝的次数分别为何；
（二） 现时是否订有政府档案最短保存期的规定；若有，该保存期为何；
（三） 现时是否订有政府的机密文件（包括行政会议的）在封存若干年后须让公众查阅的规定；
（四） 政府档案处在考虑是否保存政府档案或历史档案时，曾否基於地方不足而放弃值得保存的档案；及
（五） 当局有否考虑在现时位於中环政府合署的政府部门迁离后，在该址设置大型的政府档案室，以贮存更多档案并让公众查阅？
答覆：
主席女士：
（一） 「历史档案」泛指因具有持续或永久价值而保存下来的文件和资料。过去三年，市民要求查阅历史档案的次数及被拒个案的数目如下：
年份 历史档案
查阅的次数 被拒或只可查阅
部分档案的个案
的数目＊
2004 711 3
2005 1,418 6
2006 1,327 9
＊ 这些个案大部分涉及保存少於三十年的档案。
此外，过去三年，根据《公开资料守则》向政府各局或部门索取资料的次数及被拒个案的数目如下：
年份 政府档案
索取资料的次数 被拒个案的数目
2004 2,010 61
2005 2,294 40
2006 2,383 47
（二） 政府档案的存废是根据实际需要而决定，考虑到行政、运作、财务、法律上的要求、及档案的历史价值，再按其类别，订明保存期的长短，例如申请职位落选者的档案於招聘工作完成后保存一年；有关楼宇管理的日常档案保存三年；购置、管理及维修政府车辆的政策档案保存五年；会计文件保存七年；而鉴定为具有历史价值的档案则会永久保存。
（三） 一般而言，被鉴定为历史档案的公开资料以及经封存三十年的机密资料，可开放让公众查阅。载有敏感资料的机密历史档案，例如与香港防务，保安或对外事务有关的，则需个别处理。
（四）及（五） 位於观塘的香港历史档案大楼，是一所经特别设计，专门为收藏历史档案而兴建的大楼。大楼的建造和设备符合有关保存具历史价值档案的国际标准，并设有大型档案查阅室、展览厅及阅览室，供公众使用。目前大楼仍有足够的空间储存历史档案。
另外，政府档案处亦设有两个档案中心，储存各部门不需常用的档案。政府档案处将善用现有的空间，亦没有需要考虑在中环增设大型的政府档案室。
完
２００７年４月１８日（星期三）
香港时间１４时１９分
