跳至主要内容

立法会四题:公共档案的管理
*************
  以下是今日(十一月二十三日)在立法会会议上莫乃光议员的提问和政务司司长林郑月娥的答覆:

问题:
 
  据悉,现时有不少先进国家已制定档案法,就涉及社会及民生政策的重要公共档案的保存、管理及公开等事宜作出规定,以确保公共档案的完整及保障民众的知情权。另一方面,香港政府一直只透过不具法律效力的行政指令和指引,规管公共档案的管理事宜。就公共档案的管理,政府可否告知本会:
 
(一)    鉴于法律改革委员会于二○一三年五月就档案法及公开资料分别成立了小组委员会进行研究,该两个委员会的最新研究进展及结果为何;
 
(二)    鉴于政府档案处和政府资讯科技总监办公室于去年联手进行研究,评估各决策局和政府部门推行电子档案管理的情况,该项研究的最新进展及时间表为何;及
 
(三)    有哪些决策局和政府部门现正试行或已正式采用电子档案保管系统;当局有否就该系统的使用情况进行评估及检讨;若有评估,有关的准则为何;当局将于何时把该系统扩展至所有决策局和政府部门,以及有关的预算开支为何?
 

答覆:
 
主席:
 
  政府十分重视档案管理,并一直致力鉴定和保存具历史价值的政府档案。香港现时采用行政措施全面规管政府内部的档案管理。政府档案处(档案处)负责监督政府的整体档案管理工作,以确保政府档案得以妥善管理,同时让那些具有历史价值的档案能被保存及供公众查阅。虽然香港目前并没有实施档案法,但国际上采用的重要档案管理原则已经透过一套全面的行政安排,在香港得以落实。这些原则包括颁布档案保管标准、订立政府机构对开立、保管、维护和保护政府档案的义务和责任、销毁档案须经档案管理机关事先批准、订明安全保管和保护历史资料的责任,以及让公众人士查阅历史档案等。档案处在过去数年亦推行多项新措施,并加强人力支援,致力改善现时政府的档案管理制度,包括优化档案在开立、存废、移交及公众查阅各方面的安排,提供更加多培训课程,加强监察各决策局及部门的档案管理做法及提供相关意见,同时发布更多有关政府档案管理的资讯以增加透明度。我们相信策划及执行一套有效的档案管理行政安排,对完善政府档案管理十分重要,我们现行的档案管理制度亦已参考不同国家和地区例如英国、美国及澳洲等的档案管理制度,以及采取国际公认的标准做法,我们亦派员前往海外考察及交流,以深入了解国际档案管理的最新资讯及趋势。政府会继续不时检讨现行的行政制度,并适时予以改善。
   
  就莫议员的提问,我的答覆如下∶
 
(一)    法律改革委员会(法改会)于二○一三年成立了两个小组委员会,分别由廖长城资深大律师和高浩文资深大律师当主席,负责研究档案法及公开资料的议题。该两个小组委员会正研究现行的制度和其他司法管辖区的法律,并将于稍后阶段进行公众谘询,以便在有需要的时候就可能采取的改革方案提出适当建议。政府将审慎研究法改会提出的建议,然后制定未来路向。
 
(二)    档案处在政府资讯科技总监办公室的协助下,于二○一五年二月向所有政府决策局和部门发出问卷,以了解他们的电子档案管理情况。档案处其后亦进行了抽样检视,并探访有关部门以确认问卷调查的结果。有关研究已于二○一五年九月完成,结果显示决策局和部门在电子档案管理上并没有出现重大问题。决策局和部门在电子邮件档案管理上均严格遵从「列印后归档」(print and file)这个强制性要求。「列印后归档」是指传送或收到电子邮件档案后,如果决策局和部门尚未推行电子档案保管系统,须把电子邮件列印并存入纸本档案保管系统。在使用共用磁碟贮存器设备(Shared Drive)方面,决策局和部门只把该等设备用作贮存非档案资料或是有关电子档案的副本,以便内部分享知识和资料,而非代替正式存档。
 
  是次研究亦显示有三个部门须要作出一些改善措施,包括一个部门须要确保把贮存在部门共用磁碟贮存器设备内的电子档案尽快存放于部门的档案保管系统内,及两个部门须要定期传阅「列印后归档」的指引以提醒员工认识该强制性规定。有关部门收到档案处的通知后,已即时采取改善措施。
 
(三)    效率促进组、档案处、商务及经济发展局通讯及创意产业科、差饷物业估价署及渠务署是最早参与推行电子档案保管系统的部门。政府的电子资料管理督导小组于二○一四年就上述五个部门推行电子档案保管系统进行初步评估及检讨,准则包括推行系统的经验、所涉及的成本及效益回报,例如可以节省的人手、纸张及贮存档案地方的租金等因素。结果显示上述五个部门均成功推行电子档案保管系统,有效地减省部门内各组别双重存档的问题,并逐步减低耗纸量及贮存档案的空间。电子资料管理督导小组其后决定引入一些有较复杂档案管理需求的决策局和部门参与第二阶段的计划,以确保政府能在全面推行电子档案保管系统前作出详细的评估。
 
  第二阶段的计划已于二○一五年年底展开,涉及六个部门,有关预算超过一亿元。其中知识产权署及政府资讯科技总监办公室已成功推行电子档案保管系统。其余的四个部门包括行政署、土木工程拓展署、建筑署及海事处,有关系统的推行工作将陆续于二○一六年年底起分阶段完成。待第二阶段的计划在二○一七/一八年度初步完成后,效率促进组联同政府资讯科技总监办公室及档案处,将会就有关系统在这六个部门的使用情况进行评估及检讨,以制订长远发展方案及预算开支,把电子档案保管系统扩展至其他决策局和部门。 
   
  多谢主席。
 
 
 
2016年11月23日(星期三)
香港时间14时08分
即日新闻