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以下是今日（四月十六日）在立法会会议上刘慧卿议员的提问和政务司司长林郑月娥的书面答覆：
问题：
申诉专员公署（下称「公署」）於上月二十日发表的主动调查报告指出，行政机关去年批准销毁的档案资料总数为1 398直线米（即根据垂直放置档案资料所占的贮物架空间或抽屉长度，或平放档案资料的厚度而量度的档案资料数量的标准单位）。销毁档案资料数量最多的决策局／政府部门是教育局（766直线米），其次是劳工及福利局（133直线米）。公署又促请行政机关立法规管公共档案的管理。就此，行政机关可否告知本会：
（一）教育局和劳工及福利局於去年销毁的档案资料属哪些类别，以及批准销毁该等资料的理由；该两个决策局有否覆检有否档案资料被错误销毁；若有覆检，结果为何；
（二）去年分别有哪些决策局／政府部门有遵从和没有遵从政府现行有关将档案移交政府档案处的档案管理规定，以及有关的决策局／政府部门没有遵从的原因；各决策局／政府部门有否记录其销毁的档案资料的类别；若有，详情为何；若否，原因为何；及
（三）鉴於法律改革委员会正研究引入档案法的课题，是否知悉该委员会将於何时就此进行公众谘询，以及何时完成研究并提交报告？
答覆 :
主席：
（一）教育局和劳工及福利局於二○一三年销毁的文件类别如下：
决策局 档案类别／内容
－－－ －－－－－－－
教育局 过期的行政档案，包括一般行政、办公室
地方及设施、物料采购及供应、财政及会
计、人力资源、资讯管理、资讯服务及资
讯科技；以及过期的业务档案，涵盖多个
范畴，包括学校行政及运作（例如学校时
间表、学校活动等）、与校长及教师发展
及晋升相关事宜、代课教师、课程发展、
学生辅导、公益少年团、各项资助等。
劳工及福利局 前经济发展及劳工局（注）的过期行政档
案，包括一般行政、物料采购及供应、财
政及会计、人力资源、资讯管理、资讯服
务及资讯科技；以及属前教育统筹局
（注）的过期业务档案，主要为该局统计
小组的统计数据及研究报告。
注∶二○○七年七月一日政府总部决策局重组。前经济发展及劳工局的职能转至其他决策局并於同日解散，而前教育统筹局则改组为教育局。劳工及福利局於同日成立，并从上述两局分别接管了劳工和人力职能的政策范畴，以及相关的行政和业务档案。
处置过期档案，即包括销档案及移交档案给政府档案处（档案处）作永久保存，是档案生命周期不可或缺的一部分，亦是各决策局／部门（局／部门）档案管理重要的一环。定期处置档案，能方便检索常用档案，并可减省保管和贮存档案的支出。
以上所述的档案，全部均为过期（即已满足《一般行政档案存废期限表》所列明保存期的行政档案，或已满足获批的存废期限表所列明保存期的业务档案）、被鉴定为没有历史价值而无须永久保存，以及获得档案处处长事先批准而被销毁的档案。
为尽量减少在处理档案存废过程中，因疏忽而未经授权销毁档案的情况，《总务通告第2/2009号-档案管理的强制性规定》（《总务通告第2/2009号》）规定各局／部门应指派一名不低於二级行政主任或同等职级的人员妥善监察档案存废程序，及确保有关人员遵守档案存废的相关程序，包括拟出有待处置案卷的准确清单、保护具历史价值的案卷完整、拣出及核对获准销的档案及保存完整记录以备问责。教育局和劳工及福利局已经按有关规定进行存废程序，确保没有档案被错误销毁。
（二）在二○一三年内档案处曾经处理（包括鉴定、永久保存及批准销）下列局／部门的档案：
决策局／部门
－－－－－－
渔农自然护理署
建筑署
审计署
医疗辅助队
屋宇署
政府统计处
行政长官办公室（包括行政会议秘书处）
政务司司长办公室（包括效率促进组）
民众安全服务处
民航处
土木工程拓展署
公务员事务局
商务及经济发展局（包括创新科技署及政府资讯科技总监办公室）
公司注册处
惩教署
香港海关生署
律政司
发展局
渠务署
教育局
机电工程署
环境保护署
财政司司长办公室（包括经济分析及方便营商处）
财经事务及库务局
消防处
食物环境生署
食物及生局
政府飞行服务队
政府物流服务署
路政署
民政事务局
民政事务总署
香港警务处
入境事务处
廉政公署
政府新闻处
税务局
公务及司法人员薪俸及服务条件谘询委员会联合秘书处
司法机构
劳工及福利局
劳工处
土地注册处
地政总署
法律援助署
康乐及文化事务署
海事处
通讯事务管理局办公室
破产管理署
规划署
邮政署
香港电台
差饷物业估价署
选举事务处
截取通讯及监察事务专员秘书处
保安局
社会福利署
学生资助办事处
工业贸易署
运输及房屋局（房屋）／房屋署
运输及房屋局（运输）
运输署
库务署
大学教育资助委员会秘书处
水务署
按照《总务通告第2/2009号》的规定，各局／部门须至少每两年处置过期档案一次。未被涵盖在上述的其他局／部门（即中央政策组、政制及内地事务局、环境局、政府化验所、知识产权署、政府产业署、香港金融管理局、香港天文台、投资推广署和公务员用委员会秘书处），虽然於二○一三年并没有处置过期档案，但它们已於二○一二年进行相关处置档案的工作（包括递交存废申请或移交档案作鉴定），或已於二○一三年底／二○一四年初开展有关工作。我们现时未发现有任何局／部门违反这项有关处置过期档案的强制性规定。
按照《一般行政档案存废期限表》的规定，局／部门需要永久保存有关档案存废过程及所处理的档案（包括被销毁的档案）的名单。
（三）法律改革委员会（法改会）秘书处表示，法改会已在二○一三年五月成立一个小组委员会研究档案法这个课题，以便在有需要时就可能采取的改革方案提出适当建议。这个小组委员会自成立以来，基本上每月举行会议一次，至今已检讨现行制度，亦已开始就其他司法管辖区的情况展开对比研究。法改会秘书处表示，由於当中涉及的问题比较复杂，小组委员会未就有关工作订定预计完成日期，但会尽快完成所需的研究工作（包括参考申诉专员的调查结果），并提出建议以作谘询。小组委员会会在考虑谘询期所收集的意见后方会敲定改革建议。法改会经考虑小组委员会提交的报告书拟稿后，会发表最后报告书。
完
２０１４年４月１６日（星期三）
香港时间１２时１４分