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以下是政务司司长林瑞麟今日（十一月十六日）在立法会会议上就「订立档案法」议案的总结发言：
主席∶
很多谢今日十七位立法会议员就此议题表达了多方面的意见。所有意见我们都会尊重，亦会作为今后检讨我们处理档案方面工作的重要基础。每一位议员所表达的意见，我都细心聆听，现在我希望进一步作一些回应。
首先是何秀兰议员讲了几个重点，她认为这些是重要的考虑。第一，她认为档案汇聚了多年来管治的智慧。第二，她指出档案可以反映某个时期市民、人民和政府之间的关系和交往等等。第三，档案作为问责基础。就这三点，我想作一些回应。
我们在香港做公务的人员，特别是做公务员出身的、已做了几十年公务员的同事，其实每位都非常重档案的重要性。所以我们做的政策，我们向社会提供的服务，我们每一个部门的管理，不论是处理旧的问题、新的问题，往往要找回一些档案查阅。
以前怎样作这些决定？我们怎样将这些决定交到当年的行政局、现在的行政会议呢？我们当年通过行政局之后，怎样将这条法例引入立法局？今天，九七过后，我们怎样在立法会内对以往的法例作进一步的修订？
主席，这是我们入行的时候最基本的训练，不论是政务主任、行政主任、专业职系的同事，我们都有这些训练。所以第一点要跟大家强调的，是我们在各个部门的公务人员，不论是政治委任或是公务员同事，对档案的尊重和重视是不容置疑的。我们每天可以继续做我们的工作，就是因为有这些档案。
第二方面，何秀兰议员谈到市民和政府的关系。其实，大家作为议员、作为党派，掌握了社会的脉搏。你们反映社会上的意见，不论是地区或是界别的，每一天都在这里与政府在互动。而我们在这里向立法会交代特区政府的建议，其实是建基於我们的档案，向大家交代，每天都是如此。我们提交的文件，不论是社会经济民生的，或者是大家认为非常关键的、非常敏感的议题，例如政改等等，都在这里作全面的辩论。特区政府的考虑、政策的思维，我们也在这里解释，而每次解释都是有根据的。
至於何秀兰议员提到问责的问题，资料要公开，其实我们这个《公开资料守则》已经推行了十多二十年。我们按照《公开资料守则》，经常公开部门的资料。而立法会也经常向我们提出问题。我们按照这《守则》，虽然那些档案未传去政府档案处，未过三十年的期限，我们已经将资料公开。大家在各个调查委员会也看到，给予我们的问题，都有正面和公开的回应。
至於大家提到政府档案处的工作有没有提升呢？主席，我想趁这个机会向大家讲，我们在二○一○年下半年对不同的局及部门做了一个档案管理的调查，而根据这个调查，我们看到不同的部门已经根据二○○九年发出的总务通告，有所改善。
首先，有关的部门及局已经委任了职级不低於高级行政主任的部门档案经理。第二，大部分的局和部门亦已经保存了准确的档案清单。第三，我们建议他们要用列印后归档的方式记录电邮的函件，大家都是执行的。第四，有关的部门及局，他们都是在规定的限期之内，在二○一二年四月或之前，采用行政档案标准分类表，为所有业务档案制定这个存废期限表，以及编订保护极重要档案行动计划等等，他们是有采取行动的。第五，例如在档案存废方面，自从我们发通告后，截至二○一一年九月，不同的局及部门提交给档案处存废期限表的拟稿，已经大幅增加了十三倍。所以，情况是不断有跟进和改善，档案处准备在二○一二年对各个局及部门进行另一次类似的调查。
至於大家提到档案处与相关政策局、部门的互动，我想跟各位议员交代一下。政府档案处其实采取主动，开办培训课程和研讨会。例如培训课程，在二○一○年至一一年十月期间，已经举办了６３次、牵涉２，０００个政府同事的培训课程；研讨会开了６０次，亦有超过２，０００人参与。那些议题都涉及档案的分类、存废期限，以及档案如何归类等。这些研讨会和培训课程亦有针对性，例如档案处与香港警务处在去年十一月有这方面的安排，社会福利署则在今年六月，地政总署在今年八月，房屋署在今年八月。档案处会继续推动这些工作。
谈到档案处，有好几位议员提到，到底审议历史档案是否应当保留和由什么人员去做呢？我可以跟大家说，这些审议一定由档案主任负责。而张国柱议员，我想是一时说得不准确，他说现役政府档案处处长是政务职系人员。不是政务职系，而是行政主任职系。但是，负责鉴定历史档案的档案主任刘善君女士，具备有关职级的专业要求，包括获取档案管理深造文凭的同等学历等。所以，负责审议历史档案是由有专业资格的同事负责。
大家都会有兴趣，到底我们审议这些历史档案有什么准则呢？主席，这些准则是与国际标准看齐的。第一，这些历史档案是记录或反映政府的组织、功能、活动等等的档案。第二，记录政府重要政策、决定、法例和行动等等的制订过程、实施和成果的档案。第三，记录政府的决定、政策计划对实际环境、社会、机构或个人所造成影响的档案。第四，记录政府和市民的相互关系，以及政府和实际环境的相互关系的档案。第五，记录个人、团体、机构和政府的法律权利和义务的档案。第六，载有重要或独特资料或古旧的档案，能够丰富市民对香港历史、自然环境、社会文化、经济的了解的档案。所以我们定这些准则，是有根据，有基础的。
大家会关心，会否有意外的遗失或销毁？这方面政府档案处也是非常关注的。所以消防处其中一个个案，曾经错误销毁档案，有同事被纪律处分。我们是按通告和规则来办事的。
大家很关心，从下亚厘毕道旧政府总部搬到新的添马舰政府总部，到底销毁了多少档案呢？会否因为行了这一步而出事呢？首先，因为我们在新的政府大楼，正好就是我们相关主要政府官员和政策局同事的办公地方。而这些政策局，每一个都非常重他们负责的政策范畴的历史、背景、因由。因为如果我们没有这些纪录，我们的工作不能继续推动，来立法会不能交代，向公众不可以负责。
所以，主席，我们不会轻率把这些历史和政策的档案销毁。大家很担心销毁了那么多档案，到底会否影响政策历史和关键议题的审核呢？这是不会的，因为我们自己也很关心，要不然，我们的工作是做不下去的。
反而我想向大家交代的是，在二○一○年，大家会看到获销毁的档案数量，如果是属於行政档案的，是７９３直线米。而到二○一一年，获批准销毁的是１，１７４直线米。但是在这当中，即７９３或１，１７４，这两年都有大约八成的档案是行政档案，有两成是业务档案。什么是行政档案呢？就是包括一般部门的行政管理，例如财务、会计、采购、人事管理等。业务档案方面，不同的政策局有不同的议题，例如公务员事务局牵涉到公务员退休事宜、聘任事宜；又例如教育局牵涉到学生评估、辅导有关的档案等。但总的来说，我们自己是很珍惜这些政策档案，不然我们的事是不能办下去。如果你看我们二○一○年和二○一一年的纪录，的确，因为我们今次搬到新的办公大楼，申请销毁比较多的档案。我们在二○一○年和二○一一年期间是有一些增加，而这些增加是因为我们希望不用搬那么多没有必要的档案到新大楼，可以善用新办公室，所以大家看到我们维持了比例──在二○一○年的行政档案中，批准销毁的有７９３直线米，而业务档案是１９９直线米；在二○一一年的行政档案，获批准销毁的有１，１７４直线米，业务档案是３０１直线米，比例是八成比两成，是可维持的。
我希望和大家谈多些实际的资料，可以释除大家的疑虑。我也很理解大家为何这么关心这些政策和过往的档案。
作一点的总结，主席，我们其实认为，回应今日的动议，一向以来特区政府都非常重视档案的管理，我们继续会致力鉴定和保存具历史价值的档案。但是，立法并不是唯一完善档案管理的办法。审计署署长提出的报告，显示我们档案处的工作是需要提升的，我们相关部门、档案处和相关政策局和部门的互动和工作要更加紧密。当审计署的报告提交到帐目委员会，帐目委员会向我们提出问题，我们会作进一步的回应，我们会很尊重立法会的意见。
在往后这段日子，我们会尽量加把劲，将我们的工作继续提升。但目前毋须在这阶段决定为档案的问题进行立法工作。我们会先努力用可以动用到的行政手段，加强部门的管理，以及建基於过去几十年香港公务人员的优良传统和敬业乐业的传统，来把我们的档案管理好。在政府总部只要有空间，我们都会积极考虑向档案处提供更多的资源，希望可以有助於他们的工作做得更好。档案处、相关政策局和部门一定会继续努力，将他们的工作做好，将香港的历史档案保存好，我们今后办事继续有基础，有根据。多谢主席。
完
２０１１年１１月１６日（星期三）
香港时间２１时５２分
