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以下是今日（十月二十五日）在立法会会议上吴霭仪议员的提问和政务司司长许仕仁的书面答覆：
问题：
不时有一些事件报告，涉及遗失政府档案，或政府部门以并无书面纪录或无法找到有关档案为由，而未能应查阅要求提供某些资料。就此，政府可否告知本会：
（一） 鉴於不少国家已制定法例，确保政府活动及事务以书面充分地妥为记录、政府档案得以妥为管理及处置、具有保留价值的档案获甄选移交档案处保存，以及基於问责及透明度的理由可让公众查阅，为何香港并无类似法例；
（二） 「历史档案」有否任何正式定义，以及是否与香港法例所界定的「公共纪录」一词相同；
（三） 鉴於联合王国的《公共纪录法令》历史悠久，内地当局已於1987年制定档案法，而澳门亦有类似法例，政府有否考虑或计划制定档案法；若有，有关时间表为何；及
（四） 既然香港并无任何档案法，就下列各项而言，政府如何确保其常用、非常用及历史档案得以妥善管理：
（i） 过去7年，每年所开立的政府档案数目；
（ii） 过去7年，每年鉴定需销的政府档案数目；
（iii） 过去7年，每年鉴定为历史档案的政府档案数目及主要类型；
（iv） 政府内这些类别档案的现行数目分别为何，以及其适用的管理计划；
（v） 把政府档案鉴定为历史档案的机制及安排；
（vi） 保存历史档案的地点及方法；及
（vii） 公众可查阅公开或非公开历史档案的地点及途径；
（viii） 决定保存及批准公众查阅历史档案的人；
（ix） 确保历史档案妥为鉴定并在档案处保存的机制，即使政府政策局或部门可拒绝让档案接受鉴定或把档案移交档案处；
（x） 可供市民在不获准查阅历史档案时提出上诉的机制；及
（xi） 每年就管理常用、非常用及历史档案所批出的拨款及人手资源（政府人员的数目、其专业资格、职级及专长）？
答覆：
主席女士：
需否立法（问题的第（一）及（三）部分）
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政府档案处负责监督整个政府的政府档案管理工作。政府档案处已公布档案管理程序及指引，确保适当管理政府档案。又向各决策局及部门提供培训及意见，以助改进他们的档案管理工作。因应政府档案处就开立、运用、存废、保存及公众查阅政府档案而设立的行政框架，各局和部门已委任部门档案经理，负责确保政府档案管理妥善，处理得当。
政府档案处亦设有中央档案中心，提供档案存废服务，及暂时贮存政府非常用档案，等待最终销毁或永久保存的安排。鉴定为有永久价值的档案会移交政府档案处辖下的历史档案馆永久保存作历史档案，经过整理，包括分类、编排、编目及撮要等程序后，提供予各界人士查阅。
查阅政府档案处所保存的历史档案，须按照《一九九六年政府资料档案（取阅）则例》办理；而查阅政府各局或部门所保存的政府档案，则须按照《公开资料守则》办理，该守则亦属行政性质。虽然香港并无历史档案或资料档案法例，但现有制度行之有效，我们亦会不断加以改进。我们认为制定档案法例并不是政府要优先处理的工作。
定义（第（二）部分）
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一般来说，「历史档案」指因具有持续或永久价值而保存下来的文件和资料。政府档案处辖下的历史档案馆，作为指定的政府历史档案管理机构，负责鉴定并保存具有永久价值的档案，供公众使用。
「政府档案」一词，指涉范围较为广泛，含义视乎处境而定。就档案管理而言，「政府档案」指在执行立法、司法或行政事务的过程中转移给政府档案处历史档案馆或由历史档案馆自行取得的档案。
政府各局和部门开立并管理的档案（第（四）（i）及（iv）部分）
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由於各局和部门各自管理本身的常用和非常用档案，政府档案处没有统计整个政府每年开立档案的数字、以及常用和非常用档案的数字。
鉴定为应予销毁或应保留作为历史档案的档案（第（四）（ii）及（iii）部分）
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各局和部门建议销的档案，一律须经政府档案处审阅。过往七年鉴定为应予销
或具有为历史价值的政府档案数量如下：
年份 鉴定为应予销的档案 鉴定为历史档案的档案
（以直线米计） （以直线米计）
2000 23,113 550
2001 20,013 650
2002 68,209 384
2003 53,633 413
2004 32,253 383
2005 29,748 233
2006（截至九月底）23,951 357
历史档案主要为各局、部门及司法机构的档案，多来自决策局、建筑署、司法机构、公司注册处、社会福利署及屋宇署。
保存历史档案（第（四）（v）、（vi）、（viii）及（ix）部分）
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如上文解释，各局和部门销非常用档案，须事先得到政府档案处处长同意。在过程中，如果档案被政府档案处档案主任鉴定为有永久价值，将会安排永久保存在特别设计、具保安及环境控制设备的香港历史档案大楼的特建历史档案贮存库内。此外，亦会按需要为档案作消毒及缩微胶卷摄制以便保存历史档案。
除了特建历史档案贮存库外，政府档案处亦设有两个中央档案中心，让各局和部门移交其非常用档案给政府档案处贮存，等待最终存废安排。在议定的保存期届满后，政府档案处会与档案的原属局或部门决定有关档案应予销或应移交历史档案馆保存作历史档案。各局和部门亦可把具有历史价值的档案直接移交历史档案馆。
各局和部门一般都很合作，而政府档案处提供的档案贮存和审阅服务亦很受欢迎。
查阅历史档案（第（四）（vii）、（viii）及（x）部分）
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政府档案处保存的政府档案，包括「封存档案」，公众均可查阅，惟查阅「封存档案」，须先得到政府档案处处长许可。公众查阅档案纪录或其他资料，可亲临观塘香港历史档案大楼，亦可浏览政府档案处网页，方便地遥距查阅历史档案馆藏品的线上目录以及一些数码藏品例如照片及海报等。就我们所知，没有任何人士就要求查阅「封存档案」被拒而作投诉。无论如何，如就查阅事宜感到不满的人士，可透过行政署长、档案的原属政策局、或其他公开渠道，要求覆检有关决定。
资源（第（四）（xi）部分）
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各局和部门各自管理本身的常用和非常用档案。关於整个政府每年为管理这些档案而拨出的资源，政府档案处手头上并无资料。
政府档案处在二零零六／零七年度获拨款2,930万元，用於制定并推行整个政府的档案管理政策和计划，并管理历史档案。政府档案处由一名属首长级薪级表第一点的人员领导，其下有87名员工提供支援，当中有26人参与历史档案管理工作（包括一名档案主任、两名高级助理档案主任、两名助理档案主任，以及21名支援人员），51人参与档案管理工作及中央档案中心的运作事宜（包括一名总行政主任、两名高级行政主任、三名一级行政主任、一名二级行政主任、两名高级助理档案主任、两名助理档案主任，以及40名支援人员），10人负责内部行政。
助理档案主任（档案主任职系的入职级别）的入职资历要求为持有历史、政治科学或公共行政学士学位，另毕业后需研究、修读上述科目两年，或接受两年相关训练。二级行政主任（行政主任职系的入职级别）的入职资历要求为持有学士学位。
完
２００６年１０月２５日（星期三）
香港时间１２时３９分