申诉专员主动调查政府网站及社交媒体帐户的档案管理（附图）
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申诉专员赵慧贤今日（十月二十四日）宣布展开主动调查，审研政府网站及社交媒体帐户的档案管理。
随着资讯科技发展，互联网及社交媒体在推动公共行政上的角色和比重有增无减。现时，「香港政府一站通」网站载有逾80个决策局／部门的主网站连结；因应业务种类或运作需要，政府亦不时另设专题网站。另一方面，约七成决策局／部门已开立社交媒体帐户（包括微博、Facebook、YouTube和Instagram）。按政府现行的档案管理政策，决策局／部门在处理公事过程中所开立或接收的档案，并被保存下来作为政策、决定、程序、职能、活动和业务的凭证，不论它们的形态或载体，都应收纳到决策局／部门的档案保管系统内妥为管理。现行管理传统档案（如纸本和电邮）的规定同时适用于政府网站及社交媒体帐户的档案。
公署的初步查讯发现，相对于行之多年的传统档案管理，政府档案处（档案处）分别于二○一八年及二○二二年进行两次网站存档试验计划，并于二○二一年就社交媒体存档进行初步研究。有关工作尚在起步阶段。与此同时，公署近年接获的投诉显示，政府原先在网站或社交媒体发放的资讯可能随时间或因特定考量而被修订或删除，但市民仍会对该些他们在不同时段曾接收的政府资讯表达关注或不满。在资讯急速变化的个案中，决策局／部门何时及如何更新网站或社交媒体上的资讯，可能成为回应查询或投诉的资料和证据。所以，妥善的档案保存至为关键。同时，公署留意到，其他地区在政府网站及社交媒体帐户的档案管理工作已有不同程度的发展。
赵慧贤表示：「档案是政府的宝贵资源，有助政府累积经验，作出有据可依的决定，满足运作和规管需要，妥善的档案保存和管理是良政善治必不可少的一环。资讯科技的使用已融入市民大众的日常生活，政府运用网站及社交媒体履行公共职能，乃大势所趋。如何妥善管理随之而产生的大量电子档案，是政府在数码时代需面对的问题。档案处作为政府的中央档案管理部门，有责任向决策局／部门提供针对性的指引和所需支援，确保它们妥善履行档案管理工作。因此，我决定向档案处展开主动调查，审研政府网站及社交媒体帐户的档案管理，包括现时相关档案管理工作的实际执行情况、档案处给予决策局／部门的指引和支援是否足够和有效，以及该处就政府网站及社交媒体存档进行的试验计划及其初步研究结果，以便在有需要时提出改善建议。公署亦会研究其他地区的相关档案管理工作以供参考。」
为更掌握不同决策局／部门管理其网站及社交媒体档案的实际情况，在向行政署辖下档案处展开这项主动调查的同时，公署将抽选某些与市民接触较频繁、且其网站或社交媒体帐户资讯量较大的决策局／部门进行查询。
申诉专员现正搜集上述课题的资料及意见。市民若有任何资料或意见，请于二○二三年十一月二十四日或之前以书面方式送达申诉专员公署：
地址：香港干诺道中168-200号
信德中心招商局大厦30楼
传真：2882 8149
电邮：complaints@ombudsman.hk
完
2023年10月24日（星期二）
香港时间11时00分
香港时间11时00分
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