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立法会十六题:有关房屋政策的档案及资料
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  以下是今日(三月二十七日)在立法会会议上尹兆坚议员的提问和政务司司长张建宗的书面答复:
 
问题:
 
  就一九五三年(石硖尾寮屋区大火)至一九七三年四月(香港房屋委员会成立)(前期)),以及一九七三年五月至去年(后期))的房屋政策档案/资料,政府可否告知本会:
 
(一)按开立年期和保密分类(即(i)现属机密、(ii)开立时机密但现已销密、(iii)现属限阅、(iv)开立时限阅但现已销密,以及(v)自开立以来属公开/一般文件)划分的与房屋政策相关的档案/资料数量(以下表列出);
 
  年期 (i) (ii) (iii) (iv) (v) 总数
前期 一九五三年至一九六○年            
一九六一年至一九七○年            
一九七一年至一九七三年四月            
总数:            
后期 一九七三年五月至一九八○年            
一九八一年至一九九○年            
一九九一年至二○○○年            
二○○一年至二○一○年            
二○一一年至二○一八年            
总数:            
 
(二)按开立年期和保密分类(即(i)开立时机密但现已销密、(ii)开立时限阅但现已销密,以及(iii)自开立以来属公开/一般文件)划分的现时存放于政府档案处与房屋政策相关的档案/资料数量(以下表列出);及
 
  年期 (i) (ii) (iii) 总数
前期 一九五三年至一九六○年        
一九六一年至一九七○年        
一九七一年至一九七三年四月        
总数:        
后期 一九七三年五月至一九八○年        
一九八一年至一九九○年        
一九九一年至二○○○年        
二○○一年至二○一○年        
二○一一年至二○一八年        
总数:        
 
(三)有否向房屋事务相关的法定机构发出档案管理守则及指引,并要求它们把其有关房屋政策而具历史价值的档案/资料移交政府档案处保管,以便该等档案/资料经整理后可供公众查阅?
 
答复:
 
主席:
 
  就尹兆坚议员的提问,现回复如下:
 
(一)香港房屋委员会(房委会)为法定机构,负责制定及推行公营房屋计划,从而达至政府的政策目标。房屋署是房委会的执行机关,并同时为运输及房屋局提供支援,处理有关房屋的政策和事务。
 
  房屋署一直按照政府档案处(档案处)发出的档案管理守则及指引处理档案管理的工作。问题所要求的档案分类及开立年份等详细分项数字,我们并无备存。由于要收集这些数据会涉及房屋署各处、分处及地区办事处的档案资料,数量庞大,收集及整理需时,因此我们未能提供。按档案处的要求,房屋署定期向档案处提交档案数量。二○一九年年初,房屋署提交于二○一八年十二月三十一日所存档案的数量,总数为92 897直线米,其分类如下:
 
性质 数量(以直线米量度)
行政档案 18 304
业务档案 74 593
总数 92 897
 
 
(二)各决策局/部门(局/部门)须根据档案处制定的《一般行政档案存废期限表》及获档案处批核的档案存废期限表,把具历史价值及潜在历史价值的过期档案移交档案处作永久保存或鉴定。
 
  历史档案分为机密和非机密两类。在档案开立时已属机密和限阅的档案,都归入机密历史档案类,在开立时已属非机密的档案即属非机密历史档案类。取阅档案处所保存的历史档案,须按照《1996年政府资料档案(取阅)则例》办理。一般而言,已存在不少于30年或内容曾获刊载的历史档案,可开放让市民查阅。市民如欲取阅封存少于30年的历史档案,须先向档案处提出申请。载有敏感资料的机密历史档案,则需个别处理或复检,以决定是否需要较长的封存期。档案处每年会要求局/部门检讨封存期临近30年的机密历史档案,以确定这些历史档案是否能在30年封存期届满后开放供市民查阅。
 
  现时,档案处从前房屋科及房屋署接收及保存的历史档案共有2 980项。当中2 071项为非机密档案,另有四项机密档案已开放予市民查阅,这些档案的开立年期及保密分类如下:
 
年期 非机密
档案
开放予市民查阅的机密档案 总数
一九四五年至一九五二年 8 0 8
一九五三年至一九六○年 355 0 355
一九六一年至一九七○年 207 2 209
一九七一年至一九七三年四月 165 1 166
总数 735 3 738
一九七三年五月至一九八○年 286 1 287
一九八一年至一九九○年 466 0 466
一九九一年至二○○○年 504 0 504
二○○一年至二○一○年 80 0 80
二○一一年至二○一八年 0 0 0
总数 1 336 1 1 337
合计 2 071 4 2 075
      
  至于其余905项档案,由于涉及个人资料或封存未足30年等原因,尚未开放。
 
(三)档案处负责制定及推行政府档案管理政策及计划,就档案管理事宜和解决方案,向各局/部门提供意见及支援,并且提供非常用档案的贮存及存废服务。另外,档案处亦负责鉴别及保存具历史价值的档案、珍贵的政府刊物和印刷品,以及加深市民对香港历史文献的认识和为公众提供研究及查阅服务。档案处负责范围涵盖所有局/部门,但档案处的工作并不包括向法定/公共机构发出档案管理守则或指引,或监管这些机构的档案管理。
 
  虽然如此,档案处于二○一一年发布名为《良好档案管理做法》的小册子,与这些机构分享档案管理的良好作业方法,以及鼓励它们捐出具历史价值的档案给档案处。自二○一三年起,档案处每年为这些机构举办档案管理讲座,至今已举办了六个研讨会,共吸引超过1 500人次,曾参与的法定/公共机构共64个。此外,档案处会应个别机构的要求,举办档案管理简介会及提供意见。
 
  如上文第(一)部分所述,房屋署是房委会(与房屋事务相关的法定机构之一)的执行机关,而房委会的档案亦全部由房屋署负责管理。该署一直按照档案处发出的档案管理守则及指引去管理所有相关的档案,包括将有历史价值的档案移交档案处作鉴定和永久保存。 
 
2019年3月27日(星期三)
香港时间14时48分
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